Op NS-locaties door heel Nederland zijn meer dan 1.350 ruimtes ingericht met ICT-installaties. Met een handige app maakt SPIE alle details over de ruimtes inzichtelijk. Zo ontstaat een ‘spoorboekje’ met actuele informatie over de toegang, technische en bouwkundige staat.
Met de app kan KPN de service voor NS verder verbeteren door actuele informatie over alle ruimtes te garanderen. Dit biedt:
- Borging van continuïteit door 24/7 inzicht
- Kostenbesparing door digitale verwerking
- Verbeterde kwaliteit van informatie door jaarlijkse update
- Minder reisbewegingen door digitaal inzicht in de locaties
De inventarisatie van alle ICT-ruimtes is al een aantal jaren geleden gestart. Van station Groningen tot station Maastricht heeft SPIE – in opdracht van KPN – alle locaties bezocht. Dat zijn niet alleen stations, maar ook kantoren en andere soorten locaties. Vindbaarheid is de basis voor het ruimtebeheer dat KPN samen met SPIE uitvoert voor NS. De technische ICT-ruimtes zijn daarom voorzien van een uniek ruimtenummer met een daaraan gekoppelde QR-code.

Continu verbeterproces
Elk jaar herhaalt SPIE de fysieke ruimte-inventarisatie. Via een tablet geven engineers online een update van de locatie, de bouwkundige staat en de technische staat van de ruimte. Klopt de toegangsroute nog? Zijn alle sleutels correct? Is de veiligheid gegarandeerd met hang- en sluitwerk? Hoe is het met de temperatuur en de luchtvochtigheid? Zijn er nog vrije posities in de ICT-kast? Bevindingen en onvolkomenheden worden direct geregistreerd in de systemen van KPN, zodat deze snel bijgewerkt of opgelost kunnen worden. Eventueel geconstateerde storingen worden via de app rechtstreeks doorgegeven aan de servicedesk van KPN, die voor verdere afhandeling zorgt. Het is ook mogelijk om foto’s toe te voegen. Door de jaarlijkse crosscheck met de werkelijkheid blijft informatie in de app actueel en ontstaat een continu verbeterproces.
Digitaal is duurzaam én efficiënt
Via de app hebben alle relevante partijen nu virtueel toegang tot de ICT-ruimtes. Voor een update is een reis naar station Alkmaar of Abcoude overbodig. Dat heeft SPIE al gedaan. Dat is duurzaam en bovendien efficiënt. Door de app wordt jaarlijks zo’n 300-400 uur bespaard aan inventarisatiewerkzaamheden op de locaties.
SPIE heeft veel ervaring met ruimte- en kastinventarisaties. Deze dienstverlening kan verder uitgebreid worden met camerabewaking, sensoren die 24/7 de luchtvochtigheid of temperatuur monitoren, toegang verlenen op afstand of andere locatie gerelateerde informatie.