Toen onze klant, een ontwikkelaar en producent van hygiëne- en reinigingsoplossingen, haar professionaliseringsplannen op het gebied van onderhoud deelde, wist SPIE-accountmanager Michel Janssen dat SPIE hier de beste partij voor zou zijn.
Hoewel de Technische Dienst (TD) en de productie elkaar steeds beter wisten te vinden, waren er wel wat zorgen over het onderhoud. Er was namelijk nog geen preventief onderhoudsplan. Kosten van onderhoud en beschikbare budgetten waren niet goed in beeld en men liep een risico op continuïteit, omdat de kennis van onderhoud alleen bij de operations manager en de monteur lag. Om de gewenste professionaliseringsslag te maken zouden alle installaties, utiliteiten en faciliteiten preventief onderhouden moeten worden.
Van analyse naar een duidelijk onderhoudsplan
SPIE vloog een maintenance engineer in, die de huidige procedures en processen van de technische dienst in kaart bracht. Aan de hand van de analyse heeft hij een plan van aanpak opgesteld en, onderbouwd met praktische voorbeelden. De productiemanager was overtuigd van deze aanpak. Om direct draagvlak te creëren, werd de gehele technische dienst in de plannen meegenomen. Het doel werd om een overzichtelijk jaarplan op te stellen met een duidelijke onderhoudsplanning. Daarnaast moest eerste- en tweedelijns preventief onderhoud worden ingericht, waardoor het makkelijker wordt om vooraf een jaarlijks budget voor preventief onderhoud op te stellen. Door de juiste documentatietools te gebruiken, kan kennis voortaan worden geborgd.
Inzicht in onderhoudstaken
Samen met de betrokkenen heeft onze maintenance engineer de tools voor het nieuwe onderhoudsproces opgesteld. Er is nu inzicht welke geplande onderhoudstaken er wanneer plaats moeten vinden. Dat geldt voor autonoom onderhoud (uitgevoerd door operators) en gepland onderhoud (uitgevoerd door monteurs). Een werkinstructie met veel foto’s is nu de nieuwe standaard voor het proces. Daarnaast is er een format gemaakt voor inspectielijsten en zijn deze voorzien van de juiste inhoud. Voor de klant betekent dit, dat hij nu gaat werken volgens de PDCA-methodiek (Plan-Do-Check-Act). Dat brengt rust en veel minder ongeplande (technische) verstoringen.
Toegevoegde waarde
De rol van SPIE lag vooral in de analyse van de bestaande onderhoudsprocessen en de ontwikkeling, implementatie en borging van de nieuwe onderhoudsprocessen. Door de monteurs, operators en productieleiding in een vroeg stadium te betrekken bij de plannen, ontstond er veel draagvlak en interne steun voor de nieuwe processen, die goed pasten binnen de cultuur van de organisatie. De maintenance engineer van SPIE heeft de betrokkenen goed opgeleid en begeleid in het gebruik van de onderhoudssystemen.
Deze klant heeft nu een jaarplan van waaruit werkzaamheden worden voorbereid, instructies worden benaderd, en kosten inzichtelijk zijn. Met die basis kan preventief onderhoud worden opgestart, opgevolgd en geborgd. De technische dienst heeft nu controle over de beschikbare middelen, de benodigde continuïteit, de vereiste compliancy en het optimale prestatievermogen om zoveel mogelijk toegevoegde waarde te creëren.
Voor SPIE zijn dit trajecten waarin we op ons best zijn en waarin we waarde toevoegen voor de klant. In dit geval kreeg SPIE het vertrouwen van de klant om de onderhoudsorganisatie in beeld te brengen en de tandwielen in beweging te brengen. De menselijke aspecten als cultuur, communicatie en samenwerking spelen daarbij een belangrijke rol. Door samen nieuwe plannen te maken is iedereen betrokken en gaan de neuzen dezelfde kant op. En dan komen we gezamenlijk tot het beste resultaat.
