“De perfecte culture-fit”, zo omschrijft Frank Vianen, teamleider Applicatiebeheer bij AS Watson en in dit traject de opdrachtgever aan SPIE. “We hebben dezelfde hands-on-mentaliteit, schakelen snel met korte lijntjes en een duidelijke communicatie. En misschien wel het belangrijkste; we kunnen samen successen vieren. Dat alles maakt onze samenwerking tot een partnership.”
Adriaan Eveleens, operationeel manager, kan dat namens SPIE alleen maar beamen: ”De relatie is dermate goed dat die gebouwd is op vertrouwen. We zijn gelijkwaardig en willen samen het beste resultaat behalen.”
R10
Dat laatste is gebeurd met het R10-project, waar bij 970 Kruidvat-winkels de centrale backoffice apparatuur werd vervangen. Gelijktijdig in de winkel nieuwe software in de zelfscan kassa’s én het vervangen van de hardware in de traditionele afrekenpunten, minimaal 2 per winkel. Hoewel er fysieke aanpassingen moesten worden gedaan, was vooral de software-installatie cruciaal. Waarom? AS Watson heeft één non-negotiable: de winkel moet open blijven.
“We begonnen met 8 pilotwinkels, waarbij al de werkzaamheden op locatie, in de winkel zelf werden gedaan. Al snel kwamen we tot de gezamenlijk conclusie dat we moesten gaan prefaben om de overlast en verstoring in de winkels tot een minimum te bepreken. Daarom werd er gekozen voor een prefab locatie bij SPIE in Nieuwkuijk waar zowel de hard- als software werd “geprebt” en getest. Hierna zonder verpakkingsmateriaal in speciale herbruikbare kratten het land in, vertelt Jan Knippels, projectmanager vanuit SPIE. “Hierdoor werden de vierkante wielen, waarop we begonnen, steeds ronder. Op topsnelheid bouwden we 65 winkels per week om!”
Frank vult aan: “Samen met SPIE stelden we een proces samen, waarbij de monteur met een ingespoelde backoffice op een locatie kwam. Dat werd dus vooraf, in de prefab hal in Nieuwkuijk, gedaan. De nieuwe backoffice kon dan gekoppeld worden naast de oude. Zo bleef het systeem constant in de lucht. En dan ga je conversie draaien. Stappen goed doorlopen. Bij uitdagingen in winkel was een team van AS Watson beschikbaar, het zogenaamde hypercare team, om adequaat en snel de issues op te lossen. Softwarematig werden de fouten eruit gehaald en zo ging het steeds soepeler.”
Logistieke uitdaging
Deze nieuwe kassa-systemen zorgden samen voor 28 trailers met hardware en daarmee een behoorlijke logistieke uitdaging. Een goede voorbereiding door training op locatie, een gesmeerd prefab-proces, monteurs die oude materialen ook weer mee terug namen, flexibele planningen en vaste teams, maakten dat het project ruim op tijd werd opgeleverd.
Voorbereiding is key
Jan Knippels was de projectmanager namens SPIE en daarmee het vaste aanspreekpunt voor AS Watson voor wat betreft de uitvoering. “In de retail branche hebben we een natuurlijke drive om dingen zo goed mogelijk voor te bereiden, zodat we de klant op locatie zo min mogelijk tot last zijn. Dat hebben we voor R10 heel goed gedaan. We mochten meelopen met de pilots van AS Watson en onze input daarvoor leveren. We konden echt samen kijken hoe we dit zo slim mogelijk konden doen. Met name de prefab was in deze enorm belangrijk. Als je dat goed doet, heb je daar zo veel plezier van. Het werd vooraf gemaakt en getest. De monteur kwam met goede apparatuur op locatie en kon snelheid maken. Iedereen blij.”
Circulair
Door de oude hardware te sorteren en door derden uit elkaar te laten halen, waardevolle onderdelen te hergebruiken en het restafval netjes en gescheiden af te voeren, kon er ook nog eens een bijdrage worden geleverd aan een circulaire en milieuvriendelijke economie.
Toegevoegde waarde
De samenwerking tussen AS Watson en SPIE gaat al even terug. Via een ander business unit van SPIE, voormalig ICT Solutions, werd de retail expertise uit Nieuwkuijk ingevlogen. Sindsdien wordt SPIE gevonden voor allerlei beheer- en onderhoud- en roll-out-projecten. Adriaan: “ Naast onze dagelijkse projecten bij AS Watson, voornamelijk het (ver) bouwen van winkels en restijl projecten, hebben we door het partnership met Frank en zijn afdeling een mooie uitbreiding van ons dienstenpakket. Zo voegen we echt waarde toe.”
