Tactisch omgaan met reservedelen

lines-animated
RWZI

Reservedelen zijn een van de hete hangijzers in een project. Hoewel het onderwerp niet direct het succes van een project beïnvloedt, heeft het wel een groot effect op de beschikbaarheid van de machine. Het is voor een projectteam bijna onmogelijk om het hierin goed te doen. Daarom is het essentieel dat het bedrijf waar de machine wordt geplaatst, al een reservedelenstrategie heeft. Vanuit de visie ’Zo doen we dat‘ kan een projectafdeling hierop voortbouwen. Terwijl het opzetten van het onderhoudsbeheersysteem en het inrichten van het onderhoud meestal wel begrepen wordt, zijn de aspecten van de reservedelenstrategie vaak moeilijker te begrijpen. 

Dit komt door:
1.    De kosten van het beheer van de reservedelen
2.    De impact van de niet-beschikbaarheid ervan
3.    De verantwoordelijkheden van de fabrikant tijdens de garantiefase
4.    De financiering van de reservedelen
Met een duidelijke strategie kunnen deze uitdagingen beter worden aangepakt, wat uiteindelijk de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de machines ten goede komt.

We lopen de aspecten langs en behandelen ze:

1.    De kosten van het beheer van de reservedelen

De kosten van het op voorraad hebben van reservedelen kan hoog zijn en het krijgt vaak niet de aandacht die het verdient omdat de kosten vaak verborgen zijn voor de verantwoordelijken van de technische en de productie organisatie. 

Hoewel in het algemeen geen directe bedragen beschikbaar zijn, zijn er wel een aantal breed geaccepteerde kentallen. 
-    Kosten voor het voorraadbeheer: 10-20% van de waarde van de voorraad per jaar.
-    Kosten voor veroudering: 2-5% per jaar
-    Kosten van de afschrijving van de reservedelen: 10-20% per jaar
-    Kapitaalkosten: 8-12% per jaar

Stel er is een voorraad die een oorspronkelijke aanschafwaarde had van 1 miljoen euro: 
Kostenpost    % voorraadwaarde    Bedrag (€)

Opslag en administratie    10 - 20%    €100.000 - €200.000
Veroudering    2 - 5%    €20.000 - €50.000
Afschrijving    10 – 20%    €100.000 - €200.000
Kapitaalkosten    8 – 12 %    €80.000 - €120.000

In dit voorbeeld kunnen de kosten van de reservedelen met een waarde van € 1.000.000,-, per jaar zomaar tussen de € 300.000,-  en € 570.000,- bedragen. 

De kosten van de reservedelen kunnen worden onderverdeeld in verschillende categorieën:
-    Opslagkosten: De onderdelen nemen ruimte in beslag in een gebouw. Deze ruimte kan niet voor andere doeleinden worden gebruikt en moet geconditioneerd zijn, wat energie kost.
-    BeheerskBeheerkosten: Iemand moet verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van de voorraad. Bij een gesloten magazijn moet er iemand zijn om de onderdelen uit te geven. Bij een open magazijn kost het tijd om de afboekingen en de controle ervan te beheren.
-    Kosten van het beheer van de software voor het magazijn. 
-    Veroudering: Terwijl onderdelen in het magazijn liggen, verouderen ze ook. Hierdoor zijn ze niet meer bruikbaar of moeten eerst gereviseerd worden voordat ze in gebruik genomen kunnen worden.
-    Afschrijvingskosten van de onderdelen: De onderdelen zijn ooit aangeschaft en moeten boekhoudkundig worden afgeschreven.
-    Kosten van het bestellen van aanvulling: Wanneer een onderdeel wordt afgeboekt, moet het opnieuw besteld worden. Elke handeling en bestelling vereist inspanning, wat zich vertaalt in kosten.
-    De kapitaalkosten, om de investering te kunnen doen om de reservedelen op voorraad te nemen, dienen ook meegenomen te worden in de totale kosten.
Door deze kosten goed te beheren, kan een bedrijf efficiënter omgaan met zijn reservedelen en de bijbehorende uitgaven.

2.    Impact van de niet-beschikbaarheid van reservedelen

De impact van de niet-beschikbaarheid van onderdelen kan aanzienlijk zijn. Wat is voor jou het financiële risico wanneer een machine één uur stilstaat? 
Sommige onderdelen hebben een lange levertijd. Zelfs een relatief onbenullig onderdeel kan ervoor zorgen dat de machine lange tijd stilstaat. De technische dienst zal alles in het werk stellen om de machine zo snel mogelijk weer operationeel te krijgen, maar dit kost altijd tijd.
Deze inspanningen worden geleverd door de onderhoudsorganisatie en niet door de projectorganisatie. Het is daarom cruciaal om op voorhand een goede reservedelenstrategie te hebben om dergelijke situaties te voorkomen en de beschikbaarheid van de machines te waarborgen.

3.    De verantwoordelijkheden van de fabrikant in de garantiefase

Veel fabrikanten van machines accepteren pas een garantie wanneer er een minimum aantal reservedelen op voorraad is. De lijst met vereiste reservedelen kan soms onrealistisch lang zijn. Dit betekent dat bedrijven aanzienlijke middelen moeten inzetten om aan de garantievoorwaarden te voldoen, wat de totale kosten van het beheer van reservedelen verhoogt.

Het is daarom belangrijk om een evenwicht te vinden tussen het voldoen aan de garantie-eisen en het beheersen van de kosten. Een goed doordachte reservedelenstrategie kan helpen om deze balans te bereiken en de efficiëntie te verbeteren.

Processen voor het bepalen van de reservedelen

Er zijn twee basisprincipes waarop de strategie van reservedelen gebaseerd is:

1.    Risicosturing: Dit gebeurt via een FMECA- of RCM-analyse. Vanuit deze analyse wordt bepaald of een onderdeel op voorraad moet worden gehouden of niet. Hierbij wordt gekeken naar de kans op falen en de kosten die daarmee gepaard gaan. Dit is een goede benadering wanneer je specifiek kijkt naar de aspecten van de risicomatrix.
2.    80/20-bepaling: Deze aanpak stelt dat 80% van de inspanningen gericht moet zijn op 20% van de reservedelen. Dit is meer gericht op de kosten van het beheer van de reservedelen. Het uitgangspunt is dat alle componenten in de machine ooit nodig zullen zijn omdat ze falen of verslijten.

Bij de risicosturing wordt de niet-beschikbaarheid van een reservedeel beoordeeld op basis van de aanvaardbaarheid. Dit betekent dat de kans op falen wordt gerelateerd aan de kosten ervan. Dit is een gedetailleerde benadering die specifiek kijkt naar de risicomatrix en helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen over welke onderdelen op voorraad moeten worden gehouden.

De 80/20-aanpak richt zich meer op de kosten en het verbruik van de reservedelen. Hierbij wordt aangenomen dat alle componenten in de machine ooit nodig zullen zijn. De keuze om een onderdeel op voorraad te houden, wordt gemaakt op basis van de kosten per component en het geschatte jaarverbruik. 

-    Componenten die vaak worden gebruikt (minstens één keer per jaar) kunnen prima op voorraad worden gehouden, omdat ze toch verbruikt worden. Afhankelijk van de kosten wordt er ook gestuurd op een min-max-niveau.
-    Voor componenten die niet vaak nodig zijn en niet veel kosten, is het verstandig om er één op voorraad te houden. De kosten van een noodbestelling wegen niet op tegen de beheerskbeheerkosten. 
-    De focus ligt dan op de componenten die veel geld kosten en zelden worden gebruikt. De vraag is wat je met deze componenten doet: leg je ze op voorraad, legt de leverancier dit component voor jou op voorraad of zijn ze ruim beschikbaar op de markt en binnen een acceptabele tijd in huis te halen?

Deze kijk op reservedelen is niet uniek. Gordian Logistic Experts, een specialist op het gebied van reservedelenstrategie, werkt met deze methodiek en is succesvol in de implementatie hiervan. Door een evenwicht te vinden tussen risicosturing en kostenbeheer, kunnen bedrijven een effectieve reservedelenstrategie ontwikkelen die zowel de beschikbaarheid van onderdelen als de kosten optimaliseert. Dit leidt uiteindelijk tot een hogere efficiëntie en betrouwbaarheid beschikbaarheid van de machines.

Koppeling met het onderhoudsbeheerssbeheersysteem

Alle onderdelen gaan een keer defect, de ene eerder dan de andere, maar ooit faalt elk onderdeel en heb je het nodig. Dit betekent twee dingen:
-    De vindbaarheid via het onderhoudsbeheerssbeheersysteem moet goed zijn. Daarom pleit SPIE ervoor om een goede stuklijst beschikbaar te hebben binnen het systeem.
-    Er komt een moment dat onderdelen niet meer te koop zijn. Dit houdt in dat je een goed meerjarenvervangingsplan moet hebben voor de vervanging ervan, inclusief de financiering. Idealiter is dit ook binnen het onderhoudsbeheerssbeheersysteem georganiseerd.

Met deze aanpak zorg je ervoor dat je altijd weet welk onderdeel je nodig hebt en dat je voorbereid bent op de vervanging van onderdelen die niet meer verkrijgbaar zijn.

Timing inrichten reservedelen

Op basis van de ervaring van SPIE adviseren wij om de stuklijsten en reservedelen al tijdens het project te regelen, bij voorkeur zelfs in een vroeg stadium. Dit biedt meerdere voordelen:
-    De levertijden en kosten zijn beschikbaar tijdens een FMECA-sessie
-    De eigenschappen van de assets kunnen direct worden ingevoerd in het assetregister.

4.    Financiering van reservedelen

Als een machine oorspronkelijk onder een CAPEX-budget is aangeschaft, betekent dit dat de initiële aankoop als een kapitaaluitgave is behandeld. Echter, de aanschaf van reservedelen voor deze machine kan nog steeds onder OPEX vallen, afhankelijk van de aard van de uitgaven:

Reservedelen en OPEX

•    Regulier onderhoud: Reservedelen die nodig zijn voor routinematig onderhoud of kleine reparaties worden meestal als operationele uitgaven (OPEX) geboekt. Dit komt omdat deze kosten regelmatig voorkomen en direct in het jaar van aankoop worden verbruikt.
•    Kleine vervangingen: Onderdelen die regelmatig vervangen moeten worden en geen significante verlenging van de levensduur van de machine bieden, vallen ook onder OPEX.

Reservedelen en CAPEX

•    Grote upgrades: Als de reservedelen een aanzienlijke verbetering of upgrade van de machine betekenen, waardoor de levensduur of capaciteit van de machine aanzienlijk wordt verlengd, kunnen deze kosten als CAPEX worden geboekt. Dit komt omdat ze een langdurige investering vertegenwoordigen.
•    Duurzame onderdelen: Onderdelen die een lange levensduur hebben en niet vaak vervangen hoeven te worden, kunnen ook onder CAPEX vallen, vooral als ze een grote impact hebben op de prestaties van de machine.

Voorbeeld

Stel je koopt een nieuwe motor voor een machine die oorspronkelijk onder CAPEX is aangeschaft. Als de vervanging van deze motor de prestaties van de machine aanzienlijk verbetert en de levensduur verlengt, kan dit als CAPEX worden geboekt. Aan de andere kant, als je regelmatig filters of smeermiddelen koopt voor dezelfde machine, kunnen deze uitgaven onder OPEX vallen.

 

Wil je meer leren over het succesvol managen van technische projecten onder hoge werkdruk? Mis ons inspirerende webinar niet! 


Op 3 april 2025 om 15:00 nemen we je mee in “Van Shit naar Succes: Technische projecten bovenop werkdruk – Een goed begin is het halve werk!” In dit interactieve webinar bespreken we alle belangrijke thema’s uit deze serie (bestaande uit 4 whitepapers) en geven we je praktische handvatten om direct aan de slag te gaan. Zorg dat je erbij bent en zet de volgende stap naar succes! Meld je nu aan en verzeker je plek!
 

Schrijf je hier in voor het gratis webinar op 3 april

Markten

Neem contact op

Zijn er vragen of is er behoefte aan meer informatie? Vul het formulier hiernaast in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact op.

  • Wij gebruiken deze gegevens enkel voor de afhandeling van de informatie- of contactaanvraag, zoals beschreven in het Privacy statement
  • Voor vragen over werken bij SPIE, ga naar de "Werken bij"-website

Ik heb het Privacy statement van SPIE gelezen en ga ermee akkoord dat er contact met mij kan worden opgenomen.