Opbouw van het assetregister en het onderhoudsprogramma

lines-animated
Moog overleg

In de wereld van technische dienstverlening worden organisaties regelmatig geconfronteerd met complexe personeelsvraagstukken, vooral wanneer nieuwe projecten op de horizon verschijnen. De komst van een nieuwe machine brengt niet alleen technologische uitdagingen met zich mee, maar vereist ook een strategische benadering van onderhoud en beheer. De projectorganisatie mag dan wel de leiding hebben over de implementatie, het is de technische dienst die de specialistische kennis in huis heeft om ervoor te zorgen dat de machine optimaal functioneert en onderhouden wordt.

In deze blog bespreken we de essentiële stappen die nodig zijn om een robuust assetregister en een effectief onderhoudsplan op te stellen, zodat de nieuwe machine vanaf dag één bijdraagt aan de operationele efficiëntie en betrouwbaarheid. 

De nieuwe machine gaat komen. De projectorganisatie weet weinig van onderhoud, de technische dienst is de specialist. En nu? Hoe pak je het aan zodat je een goed assetregister hebt en een goed onderhoudsplan om mee te starten?

Volgen van het voorstel van de fabrikant of niet?

Als gebruiker zou je er voor kunnen kiezen om het voorstel van de fabrikant 1-op-1 op te volgen. In tegenstelling tot wat wel eens gedacht wordt, is het volgen van het voorstel van de fabrikant niet verplicht. 
Toch zijn er wel goede redenen te bedenken om het voorstel van de fabrikant te volgen:

Garantievoorwaarden

Vaak zijn de garantievoorwaarden van de machine gekoppeld aan het volgen van de door de OEM (Original Equipment Manufacturer) voorgestelde onderhoudsprocedures. Het niet naleven van deze aanbevelingen kan de garantie ongeldig maken.

Expertise en kennis

De OEM heeft de meeste kennis over de machine en haar componenten. Hun onderhoudsaanbevelingen zijn gebaseerd op uitgebreide tests en ervaring met de apparatuur.

Betrouwbaarheid en veiligheid

Het volgen van de OEM-aanbevelingen helpt om de betrouwbaarheid en veiligheid van de machine te waarborgen. Dit kan helpen om veiligheidsrisico's en onverwachte storingen te minimaliseren.
Aan de andere kant zijn er ook hele goede redenen te benoemen om van het voorstel af te wijken.

Aanpassing op basis van risico’s

Het onderhoudsplan kan soms afwijken omdat de risico’s die door de gebruiker worden geaccepteerd anders kunnen zijn dan de standaardomstandigheden waarop de fabrikant zijn aanbevelingen baseert.  Het kan voorkomen dat de fabrikant zijn onderhoudsaanbeveling doet op basis van 100 draaiuren per week en de gebruiker zelf maar 40 uur per week gaat draaien. De fabrikant kan ook uitgaat lagere criticaliteit van de installatie dan de gebruiker het zelf inschat. In dit soort gevallen kan het nodig zijn om het onderhoudsplan aan te passen.

Ervaring en data

Als je organisatie uitgebreide ervaring heeft met vergelijkbare machines en beschikt over gedetailleerde onderhoudsdata, kan dit inzicht bieden in het optimaliseren van het onderhoudsplan.

Kostenoverwegingen

In sommige gevallen kunnen de kosten van het onderhoudsplan dat de fabrikant aanlevert, hoog zijn. Het kan dan zinvol zijn om alternatieve onderhoudsstrategieën te overwegen, mits deze de betrouwbaarheid en veiligheid niet in gevaar brengen.

SPIE neemt geen stelling of het onderhoudsplan van de fabrikant gevoerd moet worden of dat er een eigen onderhoudsplan gemaakt moet worden. Wij twijfelen echter wel vaak aan de efficiëntie en effectiviteit van de door de fabrikanten aangeleverde onderhoudsprogramma’s. In elk geval is het continu evalueren van de efficiëntie en de effectiviteit van het onderhoudsplan van cruciaal belang.

Opstellen van een eigen onderhoudsplan

Over het algemeen kan gesteld worden dat de risico’s van het bedrijf leidend zou moeten zijn bij het opstellen van een onderhoudsplan. De gebruiker bepaalt welke risico’s voor het bedrijf aanvaardbaar zijn en welke niet. Het is wel van belang te snappen waarop de  fabrikant of leverancier het onderhoudsplan baseert. Hierdoor wordt inzicht verkregen in ontwerpcriteria voor veiligheid en betrouwbaarheid. Die keuzes kunnen dan meegenomen worden in het ontwikkelen van een eigen onderhoudsplan.

Hieronder vind je de belangrijkste stappen die je moet volgen wanneer een eigen onderhoudsprogramma wordt opgesteld: 
1.    het opstellen van een risicomatrix;
2.    het identificeren van kritieke machinedelen;
3.    het opstellen van het assetregister;
4.    het opstellen van een onderhoudsplan;
5.    evalueren van de prestaties. 

Deze stappen zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de nieuwe machine efficiënt en betrouwbaar opereert en dat de technische dienst goed voorbereid is op de uitdagingen die komen.  

Hier worden de belangrijkste stappen beschreven:

1.    Risicomatrix opstellen

Door het opstellen van de risicomatrix helpt om de potentiële risico’s in kaart te brengen en bepaalt de organisatie welk impact van falen wel of niet geaccepteerd wordt. Dit kan variëren van directe aspecten (verlies van productie-uren) tot meer complexe begrippen als imago en klantperceptie. Door deze matrix te gebruiken, kun je prioriteiten stellen en gerichte maatregelen nemen. Dit vormt de basis voor het verdere onderhoudsplan en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op één lijn zitten wat betreft risicobeheer. Betrek belanghebbenden zoals productie, verkoop en de financiële afdeling in dit proces om een breed gedragen risicomatrix op te stellen. 

2. Kritieke machinedelen identificeren

De risicomatrix is de basis om met een Qquick-FMECA (Failure Modes, Effects, and Criticality Analysis) te bepalen welke onderdelen kritisch zijn. Er wordt zo een inschatting gemaakt op de kans en impact van het falen zonder onderhoud. Onderdelen met lage kritikaliteitcriticaliteit krijgen in het vervolgtraject minder aandacht, terwijl zeer kritieke onderdelen veel aandacht krijgen. 

Afhankelijk van de kritikaliteitcriticaliteit bepaal je ook de detaillering van het assetregister. Dit betekent dat je voor kritieke onderdelen meer gedetailleerde informatie verzamelt en bijhoudt. Dit helpt bij het effectief beheren en onderhouden van de meest essentiële onderdelen van de machine.

3. Opbouw van een assetregister

Het is van groot belang dat er een overzicht is van alle componenten die in de nieuwe machine en installatie zitten. De mate waarin je dat inricht, is afhankelijk van de eigen standaarden. Wanneer die er niet zijn, adviseren wij te kiezen voor een indeling gebaseerd op de kritikaliteitcriticaliteit van een machine of machinedeel. Een niet-kritische asset kun je dan globaal inrichten, een kritische asset kun je al wat verder onderverdelen en van een zeer kritische asset wil je alles weten.

De vragen die ook gesteld moeten worden: Wat is de relatie tot de functionele positie en de apparatuur en hoe belangrijk het is om dit in het onderhoudsbeheerssysteem op te nemen? De functionele positie is de beschrijving van de functie die het machineonderdeel uitvoert. Het is essentieel om deze informatie nauwkeurig vast te leggen, zodat je een duidelijk beeld hebt van hoe elk onderdeel bijdraagt aan de algehele werking van de machine. Dit helpt bij het opstellen van gerichte onderhoudsplannen en het snel identificeren van problemen wanneer ze zich voordoen. 

Deze functionele omschrijving kan in woorden: ’Roerwerk tank 1‘ of in een code van bijvoorbeeld een PID ’TA01-AG01”’. Een functionele positie kun je onderverdelen in equipments die de functie uitvoeren, bijvoorbeeld de motor, de tandwielkast, de het seal of de roerder. 

Een voorbeeld van een afspraak kan zijn:
•    Niet-kritisch =  algemeen benoemen (TA01-AG01) merk/type/serienummer + documentatie als PDF gekoppeld
•    Kritisch =  als bovenstaande + stuklijst gedetailleerd in het onderhoudsbeheersysteem 
•    Zeer-kritisch = als bovenstaande + onderverdeling in equipments (motor, tandwielkast, etcetc.) + alle technische gegeven als masterdata gekoppeld per equipment
Deze onderverdeling van de assets gaat straks ook enorm helpen in het uitvoeren van een FMECA of RCM-studie.

4. Onderhoudsplan opstellen

Voor niet-kritieke onderdelen kan een eenvoudig onderhoudsplan volstaan, gebaseerd op wet- en regelgeving en basisonderhoud (schoonmaken en smeren). 

Voor kritische onderdelen kun je kiezen voor een onderhoudsplan dat gebaseerd is op dat van de fabrikant, aangevuld met de technische kennis en ervaring van de technici. Voor zeer kritieke onderdelen moet een gedetailleerd onderhoudsplan worden opgesteld, gebruikmakend van risk-based tools zoals FMECA of RCM (Reliability-Centered Maintenance). Deze aanpak leidt tot een duidelijke omschrijving welke onderhoudsactiviteiten nodig zijn, hoe vaak ze moeten worden uitgevoerd en welke middelen daarvoor nodig zijn.

Er is altijd wel een gesprek mogelijk of je een FMECA of een RCM-studie moet uitvoeren. In grote lijnen kan je de volgende keuze maken:
•    Gebruik FMECA wanneer je een gedetailleerde analyse nodig hebt van faalwijzen en hun impact, vooral bij nieuwe installaties of voor het verbeteren van bestaande systemen. Een FMECA is zeer methodisch, formeel zonder veel rekening te houden met de huidige ervaring.
•    Gebruik RCM wanneer je een uitgebreide, holistische benadering nodig hebt om onderhoudsstrategieën te optimaliseren voor complexe systemen, er ligt een focus op betrouwbaarheid en operationele efficiëntie. Een RCM-methode leunt op de  ervaring van de technici, de operators en de beschikbare data in het onderhoudsbeheersysteem. 

Beide studies kosten veel tijd. Het grote voordeel is dat deze methodieken leiden tot een herleidbaar onderhoudsplan en daarom is het een goede basis om de machine te gaan onderhouden. Ook het leereffect van beide methoden voor de deelnemers is niet te onderschatten en een zeer waardevolle bijvangst.

Bij SPIE hebben we de ervaring dat het initiële onderhoudsplan tijdens het project opgesteld moet worden. Dit moment biedt de benodigde focus die cruciaal is voor het creëren van een goed onderhoudsplan. Het is vooral belangrijk dat, bij de overdracht van het project, het compliance-gerichte onderhoud (zoals NEN3140, PED, ATEX, BRL en functionele veiligheid) volledig is ingericht. Dit vormt de ‘license to operate’.

Daarnaast is dit ook het ideale moment om de basis te leggen voor predictief onderhoud. Op dat moment wordt vastgesteld hoe de machine of installatie functioneert in nieuwe staat, wat essentieel is voor het monitoren en voorspellen van toekomstige prestaties.

5.    Continu evalueren

Stel vanuit het project, de technische dienst in staat tot voortdurend evalueren van de prestaties en het onderhoudsplan aan te passen op basis van nieuwe gegevens en ervaringen. 
Dit betekent dat je regelmatig de effectiviteit van het onderhoudsplan beoordeelt en waar nodig aanpassingen maakt. Dit kan bijvoorbeeld door het bijhouden van storingen en onderhoudsactiviteiten in een onderhoudsbeheersysteem en het analyseren van deze gegevens om trends en verbeterpunten te identificeren.
In korte bewoordingen: maak in het project mogelijk dat gedurende de onderhoudsfase de PDCA-cirkel gesloten kan worden!

Betrokkenheid van de technische dienst

De technische dienst speelt een cruciale rol in dit proces. Maak in het project goede afspraken over wie verantwoordelijk is voor het opstellen en bijhouden van het assetregister, het uitvoeren van de risicoanalyses en het opstellen en uitvoeren van het onderhoudsplan. Het is essentieel om duidelijk te bepalen wie welke activiteiten gaat uitvoeren om verwarring en inefficiëntie te voorkomen. 
Daarnaast moeten er afspraken komen om ervoor te zorgen dat het personeel getraind wordt, zodat iedereen de nieuwe systemen correct kan bedienen en onderhouden. Dit omvat zowel theoretische als praktische training om ervoor te zorgen dat alle medewerkers goed voorbereid zijn. Hierover ging de voorgaande blog whitepaper ‘Strategische personeelsinzet bij projecten’. 

Benodigde tijd en budget

Een van vele vragen die SPIE krijgt is: Hoeveel tijd denken jullie dat nodig is om het assetregister te vullen en het onderhoudsplan te maken? Dat is echter een lastige vraag. Het is afhankelijk van veel factoren en er zijn vuistregels waar gewerkt kan worden om eerste initieel budget op te kunnen stellen.
-    1 uur per asset
-    €50 – €200 per asset
-    Per 5 miljoen euro projectbudget 1 FTE aan Maintenance Engineering
-    1 - 2% van de projectkosten
 

 

Wil je meer leren over het succesvol managen van technische projecten onder hoge werkdruk? Mis ons inspirerende webinar niet! 


Op 3 april 2025 om 15:00 nemen we je mee in “Van Shit naar Succes: Technische projecten bovenop werkdruk – Een goed begin is het halve werk!” In dit interactieve webinar bespreken we alle belangrijke thema’s uit deze serie (bestaande uit 4 whitepapers) en geven we je praktische handvatten om direct aan de slag te gaan. Zorg dat je erbij bent en zet de volgende stap naar succes! Meld je nu aan en verzeker je plek!
 

Schrijf je hier in voor het gratis webinar op 3 april

Markten

Neem contact op

Zijn er vragen of is er behoefte aan meer informatie? Vul het formulier hiernaast in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact op.

  • Wij gebruiken deze gegevens enkel voor de afhandeling van de informatie- of contactaanvraag, zoals beschreven in het Privacy statement
  • Voor vragen over werken bij SPIE, ga naar de "Werken bij"-website

Ik heb het Privacy statement van SPIE gelezen en ga ermee akkoord dat er contact met mij kan worden opgenomen.