Van Aarsen International ontwikkelt, produceert en levert state-of-the-art machines en totaaloplossingen aan veevoerfabrieken. Voor de engineering en bouw van de besturingskasten,inclusief de fabrieksbekabeling die daarbij nodig is, werkt het bedrijf uit Panheel al ruim 25 jaar samen met SPIE. In al die jaren is de band tussen de twee firma’s steeds hechter geworden. ‘Voor ons is SPIE geen leverancier meer, maar een partner’, aldus Conny Vluggen, Procurement Director bij Van Aarsen.
De vertrouwensrelatie tussen SPIE en Van Aarsen kwam tot uitdrukking toen de Limburgse machinebouwer enkele jaren geleden een grote opdracht op zich nam waarbij extreem veel druk op de levertijd stond. Een andere benadering was noodzakelijk. ‘Om de doorlooptijd te verkorten, konden we niet wachten totdat er een offerte was opgesteld; de engineers moesten gelijk beginnen’, vertelt Vluggen.
Op nacalculatie
In plaats van de traditionele fixed price-afspraken besloten Van Aarsen en SPIE het project op nacalculatie af te handelen. ‘Want voordat er een gedegen offerte op tafel ligt, ben je zo twee maanden verder’, weet Paul Albert, Operationeel Manager bij SPIE Machinebouw. Omdat er in zo’n eerste fase veel details nog niet bekend zijn, worden normaal veel risico’s ingebouwd in een offerte. Ondanks die gebruikelijke onduidelijkheden gaf Van Aarsen SPIE het vertrouwen om direct te gaan engineeren. De afrekening zou later volgen. ‘Als inkoper moet je die brug over durven gaan, ook al is het niet altijd makkelijk om los te laten’, geeft Vluggen toe. ‘Maar als er een sterk vertrouwen is in het partnerschap omdat je eerlijk wordt behandeld en je een faire prijs krijgt, hoef je niet alles vooraf helemaal dicht te timmeren.’
Risico's elimineren
Omdat SPIE gelijk aan de slag kon, verkortte deze efficiënte aanpak de doorlooptijd fors. Het was een win-winsituatie. Van Aarsen had sneller zijn gewenste besturingskast en betaalde een lagere prijs omdat SPIE in zijn aanbod geen marges hoefde op te nemen voor onvoorziene zaken. En SPIE wist direct waar het aan toe was. ‘Er was continue afstemming tussen onze engineers en die van Van Aarsen’, zegt Albert. ‘Daardoor ontstonden er geen onduidelijkheden en konden we ons systeem in één keer goed afleveren.’
Naar een hoger plan
Dat eerste project is aan twee kanten zo goed bevallen dat de aanpak inmiddels de standaard is voor dergelijke grote projecten. Vluggen: ‘We leren van elkaar waardoor we steeds zuiverder kunnen inschatten hoeveel een project gaat kosten. Onze inschatting vooraf komt steeds dichter bij de werkelijkheid.’ Albert vult aan: ‘Zo tillen we elkaar naar een hoger plan.’ Voor Vluggen is zo’n partnerschap op basis van vertrouwen belangrijk om de ontwikkeling en productie van besturingspanelen vooralsnog in Nederland te houden. ‘De supplychain is enorm in ontwikkeling. We weten allemaal van de lage lonen in India en China. Om hoogwaardige producten zoals onze machines in Nederland te blijven maken, moeten we heel efficiënt produceren en inkopen. Een samenwerking zoals tussen Van Aarsen en SPIE zorgt ervoor dat we ook op prijs kunnen concurreren en we die business hier houden.’
